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Em um mundo cada vez mais acelerado, conhecer e aplicar técnicas de produtividade podem ajudar você a se destacar e fazer mais tarefas com menos tempo. Quer conhecer algumas técnicas e como aplicá-las no seu dia-a-dia? Continue a leitura.

O que é produtividade?

Antes de mais nada, é preciso definir a produtividade, que pelo dicionário da Língua Portuguesa “trata-se da eficiência na produção de algo”. Ou seja, refere-se à quantidade e qualidade da produção de tarefas e atividades do dia-a-dia.

Ainda podemos defini-la como a relação entre a quantidade do que se é produzido com o tempo de produção e a qualidade do produto final.

Benefícios das técnicas de produtividade

Hoje em dia somos submetidos a milhares de estímulos por minuto através das telas, seja de celular, computador, televisão, etc. Com os milhares de estímulos diários, é comum que se perca o foco com facilidade, tornando um trabalho simples em algo demorado.

Contudo, procrastinar as tarefas acaba sendo uma desvantagem profissional e pessoal, que coloca em cheque sua eficiência. Sendo assim, os benefícios de conhecer e utilizar as técnicas de produtividade vão muito além da relação quantidade, qualidade e tempo.

• Foco: aplicar técnicas de produtividade aumenta o foco e concentração em todos os níveis.

• Disciplina: você adquire uma disciplina que te faz começar e finalizar as tarefas no tempo estipulado.

• Tempo de qualidade: reduzindo as distrações, você passa a utilizar o tempo com mais qualidade.

• Confiança: você começa a perceber melhor sua capacidade de produção e qualidade no serviço entregue.

• Redução de estresse e ansiedade: a melhora da produtividade te faz ter uma visão mais ampla do trabalho entregue, assim, reduz estresse e ansiedade.

Técnicas de produtividade

Hoje em dia existem algumas técnicas de produtividade que ajudam a melhorar a qualidade do seu dia. Contudo, você pode adaptar ou criar uma técnica própria que melhor funcione para sua jornada.

Conheça algumas das principais técnicas:

Pomodoro

Provavelmente, essa é a técnica mais conhecida. Criada por Francesco Cirillo, ela foi desenvolvida com ajuda de um timer de cocção, e, por isso, levou o nome de pomodoro.

Nessa técnica, separamos o tempo por blocos de foco e descanso. O primeiro bloco é de 25 minutos de foco, seguido por 5 minutos de descanso, repetindo 4 vezes. Após o 4º bloco de 25 minutos, faça uma pausa de 25 minutos e recomece.

Primeiramente, essa técnica busca concentrar o cérebro em uma determinada atividade, seja de foco ou descanso. Dessa forma, o cérebro não é levado ao esgotamento e consegue se dedicar exclusivamente àquela atividade.

Getting Things Done (GTD)

Essa técnica foi desenvolvida por David Allen e ficou conhecida através do livro “A Arte de Fazer Acontecer”. Sobretudo, essa técnica surgiu a partir do estudo de diversas técnicas com base em cinco passos:

Capturar: pegar todas as ideias e tarefas pensadas e colocá-las em um lugar confiável, que pode ser papel, aplicativo, etc.

Esclarecer: dentre as tarefas, você se dedica para elencar a ordem de prioridade, bem como o que pode ser descartado, demandado ou assumido.

Organizar: esse é o momento de separar em listas e ter uma visão clara de quando, como e quem deverá fazer cada tarefa.

Refletir: esse momento você revisa e reflete se tudo que foi listado faz sentido e se não ficou nada importante para trás.

Engajar: é a execução com consciência. Nesse passo, você deve (ou deveria) estar fazendo com pleno foco e atenção, tendo consciência de que nada está fora de controle. Assim, entende que a atividade em execução é a mais importante do momento. Desse modo, você evita preocupações com outras demandas que foram listadas.

Essa técnica ajuda a ter uma visão geral de como, quando e quem deverá fazer cada tarefa. Em suma, elencar a ordem de prioridade ajuda a concentrar somente naquilo, sem distração ou preocupação com outras demandas.

Matriz de Eisenhower

Por último, a matriz de Eisenhower, presidente dos EUA de 1953 a 1961 e responsável por desenvolver essa técnica que separa as tarefas basicamente em 4 quadrantes. Esses quadrantes separam as tarefas por urgência e importância, levando elas a uma classificação de prioridade de 1 a 4.

• As tarefas urgentes e importantes tem prioridade 1, por isso, devem ser feitas imediatamente.

• As tarefas importantes e não urgentes tem prioridade 2, por isso, podem ser agendadas para outro momento.

• As tarefas urgentes e não importantes tem prioridade 3, por isso, devem ser delegadas.

• As tarefas não urgentes e não importantes possuem prioridade 4, por isso, podem ser eliminadas.

Com essa classificação de urgência e importância, é possível priorizar as tarefas entre a equipe e ajustar as agendas conforme a necessidade.

Independente da técnica de produtividade escolhida, é importante manter uma organização para que nada se perca. Desse modo, é possível usar ferramentas de gerenciamento de tarefas, agenda e integração de equipe, como as listadas abaixo no Facebook do Senac.

No entanto, quando falamos de produtividade, não nos referimos apenas ao lado profissional. Logo, essas técnicas podem ser aplicadas aos estudos, e ajudar a memorizar melhor os conteúdos e aprender mais.

Independente da finalidade do uso das ferramentas, hoje em dia um bom profissional e/ou estudante é, acima de tudo, uma pessoa produtiva. Por isso, conheça e teste as ferramentas para usá-las com assertividade e melhorar seu desempenho.