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O cargo de secretária muitas vezes é visto como uma função simples, porém é um dos mais importantes das organizações. Continue a leitura e veja as funções, salários e níveis que essa profissional pode ocupar dentro de uma empresa.

O que faz uma secretária?

Diferente do que muitos imaginam, a secretária não é aquela profissional que faz apenas a recepção de pessoas, documentos, ligações e e-mails. Pelo contrário, ela está diretamente ligada à área administrativa fazendo a gestão da agenda da alta cúpula e participa de eventos importantes.

Gestão de contratos, participação em licitações, agendamento de viagens, encontros entre líderes, entre outras são atividades pertinentes à secretária. 

Além disso, ela desempenha papel fundamental organizando a área administrativa, assim o foco do gestor fica em gerenciar a empresa.

Funções de uma secretária

Apesar das empresas terem particularidades em cada setor e cargo, no geral, as secretárias possuem funções parecidas. Entre as funções que quase todas desempenham, estão:

• gerenciar documentos importantes como alvarás, licitações, contratos, etc;
• gerenciar agenda dos gestores;
• planejar as viagens;
• organizar eventos, palestras, reuniões, encontros;
• gerenciar relacionamento com fornecedores;
• fazer intermediação com todos os setores da empresa;
• fazer relatórios.

Cargos e salários

Os cargos podem ir desde secretária administrativa à secretária executiva bilíngue. No entanto, cada cargo possui uma responsabilidade, atribuição e salário diferente. Veja os principais:

Secretária Administrativa

Esse é um dos níveis iniciais que uma secretária pode ocupar, já que geralmente as funções se resumem em atendimento e encaminhamento. Contudo, ela também pode ter rotinas administrativas e de gerenciamento de documentos.

O salário de uma secretária administrativa em 2022 no estado de Santa Catarina, está entre R$ 1.000 e R$ 3.000, dependendo da cidade e organização.

Secretária Júnior, Pleno e Sênior

Entre esses títulos, a principal diferença está na experiência, contudo, quanto maior o nível, mais atribuições ela recebe. Veja a diferença no quadro abaixo:

Júnior: assessora e dá suporte à equipe sênior, fazendo gerenciamento de documentos, reservas, gestão de agenda, relatórios, etc.

Pleno: assessora diretores e gerentes. Nesse nível, pode desempenhar atividades específicas e tem certa liberdade de escolha e decisão.

Sênior: faz uma gestão mais empreendedora, tomando decisões apoiadas no executivo. Lidera e gere as pessoas da equipe.

Assim como responsabilidades e atribuições, os salários também aumentam conforme a experiência. No Brasil, o salário médio de uma secretária júnior está em torno de R$ 3.000, enquanto uma sênior pode receber até R$ 5.800.

Secretária Executiva

Já o cargo de secretária executiva é um dos mais procurados pelas grandes organizações. Isso porque são essas secretárias que cuidam da agenda e compromisso dos altos cargos executivos das empresas. Sendo assim, elas são as responsáveis por organizar eventos, compromissos e viagens, além de acompanhar a rotina de algumas das pessoas mais importantes da organização.

No entanto, essa função também pode vir com outros nomes e atribuições diferentes, como secretária da diretoria ou presidência. Ainda assim, elas exercem papéis muito parecidos, já que ambas auxiliam a alta cúpula.

Para essa função, os salários em Santa Catarina giram entre R$ 3.100 a R$ 6.000, de acordo com o nível executivo e da empresa que contrata.

Secretária Bilíngue

Esse cargo já deixa explícito o principal diferencial: fluência em um segundo (ou terceiro) idioma. Contudo, essa secretária pode ter mais de um nome na função, como executiva, da diretoria, da presidência. Isso porque geralmente, essas são as funções que mais nutrem relacionamento internacional, sendo necessário uma secretária bilíngue.

No entanto, as secretárias administrativas também podem ser bilíngues.

Por isso, os salários variam muito, sendo, em 2022 no nosso estado, de R$ 2.000 a R$ 7.000.

Assim como a secretária bilíngue, outros cargos podem se somar, elevando a experiência, atribuição e salário da profissional.

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Perfil profissional

Apesar de parecer uma tarefa fácil, essa profissional precisa ter um perfil profissional sério e comprometido. Veja abaixo, as principais características:

• Bom relacionamento interpessoal;
• Boa comunicação;
• Pro atividade;
• Organização;
• Facilidade em trabalhar sob pressão;
• Agilidade;
• Ser multitarefa;
• Flexibilidade;
• Dinamismo;
• Cuidado com a imagem;

Além disso, outras soft skills são necessárias para cada empresa, por isso, antes de almejar um cargo de secretária, é preciso se preparar.

Concluímos que a secretária não é apenas a profissional que atende o telefone, mas uma pessoal especial e necessária dentro da organização. Além disso, ela pode ocupar e desempenhar diversas funções, inclusive tomada de decisões.